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La non-conformité

lundi, 12 décembre 2022
La non-conformité

Comment réagir face à l’auditeur lorsqu’il/elle identifie une non-conformité qui vous semble injustifiée ?

Il faut réagir promptement et ne pas attendre la fin de l’audit ou la remise du rapport.

En effet, si la non-conformité n’est pas traitée (parce qu’inapplicable par exemple) le site risque de la voir se transformer en non-conformité Majeure lors de l’audit de renouvellement.

Voici les trois étapes clés à suivre dans cette situation :

 

1)    Se faire expliquer l’écart

- Faites-vous expliquer l’écart : il est possible qu’il s’agisse simplement d’un problème de communication. L’auditeur ne vous a pas compris. Vous n’avez pas compris l’auditeur. Ou vous avez peut-être omis de lui transmettre une information importante.

- Ne sortez pas de la salle sans avoir compris précisément la non-conformité.

- Quelle est l’exigence (ce que dit la norme, la procédure interne…) ?

- Quel est son raisonnement ?

- Quelles sont ses preuves ?

- Reformulez pour être sûr d’avoir bien compris.

 

2)   Bien relire l’exigence

- Sortez la norme, ou la procédure (par ex) et relisez le passage concerné avec l’auditeur.

- Prenez bien soin de différencier les vrais « exigences » des « bonnes pratiques » éventuellement préconisées par l’auditeur.

- Pour les normes, n’hésitez pas à consulter les normes complémentaires pour bien comprendre. Par exemple, ISO 9004, ISO 14004…

- Argumentez sur le fond, pour essayer de convaincre votre auditeur.

 

3)   Contester officiellement l’écart.

Si après toutes les étapes précédentes vous n’êtes toujours pas d’accord, il ne reste plus qu’une solution : contester officiellement l’écart.

 

Pour aller plus loin, vous trouverez ici une vidéo intitulée « Audit de certification : les pièges à éviter », présentée par Frédéric Dubois, notre auditeur certifié IRCA ISO 9001, 14001 et 45001.

 

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